業務内容BUSINESS DESCRIPTION
イベント成功までの〝あの手〟〝この手〟
ラフタスが企画・制作・運営を担うイベントの種類や規模は多種多様です。依頼に応じて、現場に合わせて、プロとしての“あの手”“この手”を繰り出す連続の先に、成功と笑顔が待っています。
“同じが二度とない”が特徴のイベント業務に対して、私たちが普段、どんな思考や視野で立ち向かっていくのかを、「例えばの話」でご紹介します。どんなイベントであっても、一步二歩先を読む、目配り・気配り・心配りが欠かせません。
例えばの話…
プロのイベント会社スタッフが
社内の「忘年会」を
ド真剣に考えたら…
秋のお彼岸を過ぎた頃。社長の荒木が「過去最大規模の忘年会を開こうぜ」と言い出した。かける予算はさほど気にしないらしい。
とにかく、年末最後の出勤日を“みんなで盛大に笑って過ごしたいだけ”と言っている。
ほとんどの会社で行われている「忘年会」の企画・制作・運営が、名指しで与えられたタスク。身内のイベントだからといって一切手は抜けない。
参加者全員の記憶に残る、過去最高の忘年会の成功に向けた、「あの手この手すごろく」のスタートです。
PHASE 01
企画・立案フェーズ
要望をヒアリングし、クライアントの「想いを言語化」する最初のステップ。イベントのやり方とあり方を構築する第一歩です。
START
クライアント（荒木社長）への
ヒアリング
01
イベント開催を計画した経緯と意図の確認
02
規模感・予算感・クオリティ・日程の要望確認
03
ヒアリングに基づく要件定義のまとめ作業と企画会議の開催
04
コンセプトコアの設定
「社員の笑顔を集める年末最大の感謝祭」
05
テーマの設定「～One for Smile Smile for All～39 FOR」
06
イベント名の策定「スタッフにラフを足す『ラフタスタッフ大忘年会』」
07
コンテンツの洗い出し（乾杯・表彰・ゲーム・ゲストステージなど）
08
ゲスト著名人のキャスティング（ものまね歌手・漫才師など）
09
参加者・招待者の選定（社員・アルバイト・協力会社など）
10
会場候補（ホテル宴会場）の選定・食事プラン確認・仮予約
11
運営スタッフ（アルバイト含む）の必要人数・配役の想定
12
概算見積額の算出と実施計画書の作成・提出
PHASE 02
制作・推進フェーズ
コンセプトやテーマが決まったら、「想いをカタチづくる」次のステップへ。イベントに必要な人員、資料、準備物の一式を手配します。
13
ホテル宴会場のロケハン・ホテル担当者顔合わせ
14
空間装飾・造作デザインの素案構築
15
ゲスト著名人・司会者など外部への正式オファー
16
出席者情報の取りまとめ・参加者リスト作成
17
忘年会本番のタイムテーブル・座席表（配置図）作成
18
運営スタッフの人員配置決定
19
準備設営〜撤去までの進行表・計画書作成
20
受付計画・受付名簿作成
21
ゲストの誘導・送迎計画の策定
22
危機管理計画・緊急連絡先名簿の作成
23
司会用進行台本の作成・共有・シミュレーション
24
音響・照明スタッフおよびカメラマンとの打ち合わせ
25
レンタル品の調達および返却計画
26
衣装・持ち込み備品などの事前調達
27
ゲスト著名人・スタッフ用控室の確保（ケータリング手配）
28
案内状・看板・座席札・名札などのデザイン制作
29
スライドの作成（プロジェクター放映用）
30
特別料理の手配・発注（ラフテー／ピラフ／ラフランス）
PHASE 03
実施・運営フェーズ
イベント会場での直前打ち合わせを経て、いよいよ本番。これまでの段取りを実行へと移す「笑顔あつめ」の最終ステップです。
31
看板・装飾などの設営および空間演出の準備
32
必要備品の設置・数量確認
33
運営スタッフ全体集合・当日の流れの確認
34
受付担当者のおもてなし研修
35
司会・音響・照明・映像のリハーサル
36
ゲスト著名人の出迎え・リハーサル対応
37
受付開始前の運営スタッフ最終確認・所定配置
38
受付・忘年会本番・終演（計画通りつつがなく、全力で楽しむ）
39
GOAL!
参加者全員が「笑顔」で「39」に
ご紹介したすごろくの「マス目」がすべてではありません。
イベントを生業にする私たちは、
どこまでも“妄想”のプロ。
そして、妄想をとことん“具現化”するプロであり、
当日の「しまった！」を極限までなくす“預言者”でもあります。
段取り9割。
そんな世界で生きている。
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